E-Mails nach dem Baukastenprinzip

Wie viele E-Mail bekommst du pro Tag? 20? 200? Auch wenn viele davon Spam oder Newsletter sein sollten, bleibt sicher noch genug übrig, was bearbeitet und beantwortet werden muss.

Wenn man der Statistik glaubt, werden die täglich verschickten Mails sogar noch mehr statt weniger, trotz Messenger-Apps und anderer Kommunikationswege.

Beim Schreiben an die anderen denken

Wenn ich meinen Posteingang aufräume, stelle ich mir immer vor, dass es den Adressat:innen meiner E-Mails ganz ähnlich gehen mag wie mir. Deshalb versuche ich wichtige geschäftliche E-Mails immer so zu gliedern, dass es für die Empfängerin oder den Empfänger auf einen Blick klar wird,

was ich von ihr oder ihm möchte – eine Antwort, Entscheidung, Information …
welche nächsten Schritte in welcher Reihenfolge nötig sind
bis wann ich eine Antwort brauche etc.

Wie lassen sich die Informationen in E-Mails besser gliedern?

Eine Möglichkeit ist, sich an Prinzipien des Information Mapping® zu orientieren. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Techniken, um wichtige Informationen aus einem “Informationsbrei” herauszulösen und zu strukturieren. Die Methode, die aus der Technischen Dokumentation stammt, ist etwas in die Jahre gekommen. Trotzdem haben die grundsätzlichen Strategien nichts von ihrer Gültigkeit verloren.

Sinn und Zweck ist es, den Adressaten eines Texts

nur die Informationen anzubieten, die sie benötigen, nicht mehr und nicht weniger
leicht zu machen, zentrale Informationen beim einfachen Überfliegen des Texts zu finden
letztlich das Verstehen von Sachverhalten zu erleichtern.

Was sind nun die wesentlichen Prinzipien für mehr Lesbarkeit?

Für gute, verständliche E-Mails gelten zunächst die gleichen Grundregeln wie für alle (Gebrauchs-)Texte und besonders solche, die am Bildschirm gelesen werden sollen. Darüber hinaus

Modularisierung (“Chunking”) und Betitelung (“Labeling”):

Die Informationen werden grundsätzlich in kleine Blöcke aufgesplittert.
Jeder Block bekommt eine eindeutige Überschrift.
Zusammengehörige Informationen landen im gleichen Block.
Nur ein Gedanke pro Block.
Wo möglich, Stichpunkte statt ausformulierter Sätze.

Einheitliche, wiedererkennbare Strukturen:

Eine Besonderheit der Information-Mapping®-Methode ist es, dass sie Informationen in verschiedene Informationsklassen sortiert: Je nachdem, ob es sich z.B. um eine Handlungsanweisung (Schritt 1, Schritt 2 …), eine Erklärung (xy besteht aus folgenden Teilen …) , um eine Aufgabenliste mit Verantwortlichkeiten, eine Aufzählung von Ansprechpersonen usw. handelt, gehört die entsprechende Information in ein anderes “Kästchen”.
Da der Text innerhalb einer Informationsart mehr oder weniger immer gleich aufgebaut ist, kann man gut mit Vorlagen arbeiten. Das muss gar nicht aufwendig sein. Es kann auch ziemlich formlos bleiben, damit die E-Mail nicht zu steif daherkommt, ohne dass die Übersichtlichkeit leidet.

In der Vorlage können z.B. als Überschrift schon eingetragen sein:

Klingt nicht besonders aufregend oder neu, nicht wahr? Trotzdem freue ich mich jedes Mal, wenn ich eine so gegliederte E-Mail erhalte. Das gibt mir einen kleinen Ermahnungs-Schubs, selber daran zu denken.

Fazit:

Die Grundprinzipien der Methode, die ich hier nur in sehr groben Zügen vorgestellt habe, helfen dabei, E-Mails besser zu strukturieren – im Interesse der gestressten Mitmenschen und im eigenen Interesse.

Mails kommen dadurch digitalen Lesegewohnheiten eher entgegen und die Empfänger müssen nicht befürchten, von Informationen “erschlagen” zu werden.
Auch uns als Verfasserin oder Verfasser macht es das Schreiben einfacher, wenn wir Gedanken in ein Gerüst oder in Kästchen sortieren können.
Und nicht zuletzt: Immer mehr Leute lesen ja E-Mails auf dem Smartphone. Dort konkurrieren immer mehr mit anderen Nachrichten, App-Benachrichtigungen & Co. Also umso besser, wenn die Mails übersichtlich-knackig daherkommen.

Zum Weiterlesen

Auf der Homepage der Information Mapping®-Methode gibt es einige Vorher-Nachher-Beispiele für unstrukturierte vs. klar gegliederte E-Mails.