Trello im Lektorat 4.0

So bereichernd, kreativ, spannend gemeinsames Werken an Aufgaben sein kann – im Alltag ist das gar nicht so leicht zu händeln. Vor allem, wenn wenn wir gleichzeitig an mehreren Projekten werkeln, die termingerecht abgeschlossen werden wollen. Wir brauchen Werkzeuge, damit der Überblick nicht verloren geht:

  • Wer macht mit wem, bis wann, was.
  • Was ist schon erledigt und was ist offen.

Ein Online-Projekttool sollte möglichst intuitiv benutzbar sein. Kein Kollege und keine Kollegin sollte zu viel Zeit damit verbringen müssen, dem Umgang damit zu erlernen. Die Software soll ja helfen, Dinge geregelt zu kriegen, und nicht von der Arbeit ablenken.

Trello ist so ein Werkzeug, das hilft, Projekte im Überblick zu behalten.

Seit dieser Woche gibt es Trello nun auch für den Desktop – und das bedeutet unter anderem, dass ich damit auch auf dem Notebook offline arbeiten kann.

 

So funktioniert das Ganze:

Ich eröffne ein „Board“ (eine Pinnwand), und hefte dort sozusagen Kärtchen mit verschiedenen Aufgaben zu einem laufenden Projekt an. Und zwar sind die Kärtchen in Listen organisiert. Grundidee ist, den Arbeitsfluss in einem Projekt visuell darzustellen, indem die Kärtchen – wie Post-its auf einer Pinnwand – von links nach rechts durch die Listen wandern.

Diese Karten können mit Informationen ergänzt werden:

  • Zuordnung zu wichtigen Themen des Projekts,
  • Checklisten,
  • Informationen zum Erledigungstermin,
  • wer für die Umsetzung zuständig ist,
  • Dateien (Texte, Bilder, Videos usw.)…

Boards, Listen und Karten können auch ausgedruckt oder via Link für andere zugänglich und/oder kommentierbar gemacht werden.

Für komplexere Projekte gibt es die Möglichkeit, eine „Organisation“ anzulegen, das ist bei Trello eine selbst zusammengestellte Gruppe von Boards und/oder eine Gruppe von Mitgliedern.

Wozu kann man Trello im Lektorat 4.0 benutzen?

Trello eignet sich sehr gut, um

  • Ideen für Inhalte zu sammeln und mit Zeitfenster zu versehen,
  • besonders: Redaktionskalender zu erstellen,
  • eigene ToDos zu planen
  • Prioritäten festzulegen, z.B. auch „Wenn-mal-Zeit-ist“-Aufgaben festzuhalten
  • den aktuellen Stand eines Projekts zu kommunizieren

Beispiele für Redaktionskalender finden sich unter anderem auf der Trello-Website: https://trello.com/inspiration/content-management

Jetzt mal konkret:

Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein Buchprojekt mit mehreren, sagen wir 10, Autorinnen koordinieren.

Was wäre, wenn …

  • … Sie als Projektleiter/in nicht mehr den Zeitplan ständig überwachen und alle kontrollieren müssten?
  • … sich die Autoren z.B. zu Pärchen zusammenschließen und sich gegenseitig für die Motivation des anderen „verantwortlich“ machen würden?
  • … jede der Autorinnen einer anderen Kollegin, die unter Zeitdruck steht, einfach etwas von ihrem Zeitkontingent abgeben könnte?

Wäre das schön oder schlimm für Sie?