Überarbeiten im Team mit SMASHDOCs

Immer mehr Textarbeit findet in der Wolke statt. Online-Editoren erlauben sowohl Autorinnen und Autoren als auch dem Lektorat, von überall auf Dokumente zuzugreifen und sie gemeinsam zu bearbeiten. Heute möchte ich mit SMASHDOCs ein Online-Werkzeug vorstellen, das besonders auf die Überarbeitungs- und Abstimmungsprozesse bei der Manuskriptbearbeitung zugeschnitten ist.

Auch wenn wir im Umgang mit Manuskripten alle unsere eigene Erfahrungen und Routinen  haben, ist eines sicher: Das kann ganz schön Zeit und Nerven kosten. All die Kommentare und Mails, die beantwortet und bearbeitet, Notizen, die verwaltet sein wollen …

Dazu die Texte selbst: man muss

  • verschiedene Versionen verwalten,
  • nachvollziehen: wer hat was gemacht,
  • Änderungen akzeptieren/ablehnen,
  • über einzelne Passagen diskutieren …

SMASHDOCs ist angetreten, hier Ordnung zu schaffen. Eine webbasierte Editierumgebung, die seit 2013 von einem Startup aus München entwickelt wird.

Der Name, nun ja, soll vielleicht an die Publishing-Plattform Smashwords erinnern? Ich weiß es nicht. (Bei mir jedenfalls stellt sich erst einmal die weniger glückliche Assoziation “zerschossene Texte” ein … You know what I mean.)

Und so funktioniert das Ganze:

Wenn ich mich eingeloggt habe, sehe ich wie bei allen solchen Cloud-Lösungen alle Dokumente, an denen ich arbeite. Das Besondere ist hier, dass unterschieden wird zwischen Entwurf und Überarbeitung.

Der Unterschied ist wesentlich: Im Draft, also Entwurf, arbeite ich alleine. Das heißt, ich kann in dem Entwurf so viel herumfuhrwerken, wie ich möchte. Erst wenn ich etwas zur Überarbeitung freigebe, wird automatisch jede einzelne Änderung protokolliert.

Das ist die Ansicht bei der Dokumentbearbeitung:
In einer Menüleiste links kann ich mir die dokumentbezogenen Informationen anzeigen lassen: das Inhaltsverzeichnis, sämtliche Abbildungen, Fußnoten usw; alle geänderten Abschnitte, Dokumentoptionen, Benutzer.

Wichtig beispielsweise im Verlagsumfeld dürfte sein, dass sich für jedes Dokument Benutzer-Rollen (wer was darf) genau festzulegen lassen: Entscheider dürfen Änderungen annehmen oder ablehnen. Wenn ich neue Benutzer zur Bearbeitung eines Dokuments einlade, kann ich auch festlegen, was die sehen dürfen, ob sie z.B. die komplette Historie des Dokuments angezeigt bekommen.

Das Besondere zeigt sich, wenn ich in den zu bearbeitenden Text klicke: Die Bearbeitung ist abschnittsorientiert. Jede Änderung, jeder Kommentar bezieht sich auf den aktuellen Abschnitt. Der hat einen Abschnittslink, den ich verschicken kann.
Rechts vom eigentlichen Dokument sehe ich  zu jedem einzelnen Abschnitt die Versionsgeschichte und kann frühere Versionen wiederherstellen.
Auch gibt es zu jedem Abschnitt einen Kommentarbereich, der wie ein Chat aufgebaut ist und wo ich genau sehen kann, welche Kommentare ich schon gesehen, welche ich abgearbeitet habe usw.

Mehr Details zu den genannten Funktionen in der Schnellstart-Anleitung auf der Website bzw. in einem kurzen YouTube-Video.

Wie kann man das einsetzen im Lektorat 4.0?

  • Arbeitsteilung mit KollegInnen beim gemeinsamen Lektorieren
  • Feedback von Testlesern für Selfpublisher
  • Mehrautoren-Projekte wie z.B. Ausstellungskataloge, um parallele Änderungen bis zur letzten Minute abzustimmen
  • als Editor im Zusammenspiel mit einem Verlags-CMS
  • Texte gemeinsam bearbeiten, verwalten und publizieren

Ziel ist die gemeinsame Abstimmung von Dokumenten. Deshalb wird so viel Wert darauf gelegt anzuzeigen, ob Änderungen und Kommentare von den Beteiligten gesehen und bearbeitet wurden, und zwar so, dass das Nachverfolgen möglichst wenig Aufwand bereitet.

Änderungen in Echtzeit verfolgen klingt dabei erst einmal gruselig. Aber es geht ja nicht um “Überwachung” von Autoren, sondern darum mitzubekommen, wenn jemand etwas zur Überarbeitung freigibt.

Was geht, was geht nicht?

SMASHDOCs ist anfänglich nicht ganz so intuitiv und „niedrigschwellig“ wie GoogleDocs und weniger verbreitet als Office 365, man kann es bei Kollegen (noch) noch nicht voraussetzen.

Etwas Zeit kostet es schon, sich einzuarbeiten.

  • In der Free-Version sind keine individuellen Formatvorlagen möglich, nur reines HTML (damit sind aber die Texte auch leicht zu publizieren und als ePub zu exportieren). Deshalb eignet es sich nicht für alle Arten von Publikationen.
  • Weitergehende Funktionen, die es in Word, InDesign etc gibt, fehlen, besonders eine Suchen-Ersetzen-Funktion. Es gibt auch keine Zeichenzählung.
  • Dadurch, dass alles (auch Überschriften) als Abschnitt behandelt werden, ist die Software nicht so gut zur anfänglichen Strukturierung und ggf. Modularisierung von Texten geeignet.

Fazit: Der Fokus liegt weniger auf dem Schreiben (auch wenn das durchaus vorgesehen ist – aber ich denke, meist werden Autoren weiterhin ihre individuelle Umgebung, also Scrivener, Word, Google Docs verwenden) als vielmehr auf Versionskontrolle und verteiltem Überarbeiten. Aber der Word-Import funktioniert recht gut und ohnehin scheint die Integration des Editors in Content-Management-Systeme momentan ganz oben auf der Agenda der Entwickler zu stehen.