Manuskripte sinnvoll strukturieren:         Ein Interview mit der Word-Expertin Susanne Franz

Durchgehende digitale Workflows ohne Medienbrüche: Besonders bei Verlagen wird die Diskussion um Tools und Standards sehr intensiv geführt. Dabei geht es nicht nur um die Methoden der Weiterverarbeitung von Manuskripten (Layout und Produktion), sondern auch um die Erstellung der Manuskriptdaten selbst. Denn ihre Qualität entscheidet bereits darüber, wie viel manuelle Nacharbeit anfällt – ein erheblicher Kostenfaktor in der Kalkulation.

Susanne Franz ist freiberufliche Lektorin und Autorin mehrerer Bücher zu Word- und Office-Themen. Seit vielen Jahren unterrichtet sie an der XML-Schule und der Buchakademie „Manuskriptbearbeitung mit MS Word“. Ich habe mit ihr darüber gesprochen, was der digitale Workflow für die Arbeit im Lektorat bedeutet.

Wenn ich mir die Produktionsweise bei großen Verlagen ansehe, nimmt hier der technische Aspekt bei der Manuskriptbearbeitung mittlerweile einen großen Teil der Arbeit ein.

Ja, einige Verlage – vorwiegend große Fachverlage – arbeiten mittlerweile mit Content-Management-Systemen: Inhalte werden dort eingepflegt, bevor die einzelnen Werke gedruckt oder als E-Book veröffentlicht werden. Doch in vielen Fällen steht zu Beginn immer noch ein Autor mit seinem Laptop und tippt sein Buch mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms. Daran hat sich nicht viel geändert.

Das macht die Arbeit von Lektoren aber nicht unbedingt leichter.

Manuskripte sehen in der Tat ganz verschieden aus, wenn sie das Lektorat erreichen: Manche sind eher kryptisch gestaltet und müssen sehr aufwendig „in Form gebracht werden“, andere dagegen zeugen von einem großen Fleiß der Autoren, die alles mithilfe von Formatierungen schon sehr Buch-ähnlich gestaltet haben. Aber auch hier ist eine umfassende Bearbeitung notwendig …

… die vom Lektorat geleistet werden muss?

Meiner Ansicht nach ist die eindeutige Strukturierung eines Manuskripts nach wie vor angestammte Aufgabe des Lektorats. Die inhaltliche Auszeichnung erfolgt zwar mittlerweile mithilfe von Formatierungen im digitalen Manuskript, dennoch hat sie zunächst nichts mit Layout oder herstellerischen Aufgaben zu tun. Das ist die Ausgangslage.

Die Frage, die sich davon ableitet, ist: Welche Maßnahmen ergreife ich, um internen, aber auch externen Lektoren ihr Handwerk zu erleichtern? Und wie erreiche ich, dass die Daten, die dabei entstehen, eine gute Basis für die Weiterverarbeitung sind. Das ist doch letzten Endes der entscheidende Punkt.

Ist das alles?

Grundsätzlich schon. Ohne allzu sehr auf dem Unterschied zu früheren Zeiten herumreiten zu wollen, hat sich bei der Publikation in mehreren Ausgabekanälen etwas geändert, was sich in der Praxis als wesentlich herausstellt. Wenn ich ein Manuskript „auszeichne“, geht es gerade nicht um Fragen des Layouts, sondern darum, die Struktur eindeutig herauszuarbeiten. Kurz gesagt: Ich kennzeichne, was eine Überschrift ist, wo der Fließtext, wo vielleicht ein Kasten oder eine Übung. Das ist das Entscheidende. Wie diese Elemente später in den einzelnen Ausgabeformen gelayoutet werden, ob überhaupt alles in jeder Form enthalten ist, ist eine nachrangige Frage. Grundvoraussetzung dagegen ist, dass beides aufeinander abgestimmt ist: Auszeichnung im Manuskript und die Templates der jeweiligen Ausgabeformen.

Also ist die Zusammenarbeit zwischen Lektorat und Herstellung entscheidend?

Auf jeden Fall! Für eine halbwegs automatisierte und damit kostengünstige Produktion ist es mittlerweile unerlässlich, schon bei der Konzeption festzulegen, welche Strukturen und welche Elemente enthalten sein sollen. Das gilt insbesondere für Reihentitel, aber auch Einzelpublikationen können auf diese Weise gut produziert werden. Jede spätere Änderung eines bereits eingerichteten Workflows ist ungeheuer aufwendig – wenn Dokumentvorlage oder Struktur-Definition (DTD) bzw. die Templates der Satzprogramme angepasst werden müssen. Wenn alles bereits aufeinander abgestimmt ist, lässt sich einfach nicht mehr ohne Weiteres eine neue Überschriftenebene einfügen oder eine Marginalspalte.

Der Standardvorwurf an dieser Stelle muss jetzt kommen: Automatisierung geht auf Kosten der Qualität.

Nein, ich bin vom Gegenteil überzeugt – und ich weiß, dass das erst einmal merkwürdig klingt. Doch gerade im Fachbuchbereich mache ich die Erfahrung, dass bei einer genauen Produktkonzeption im Vorfeld die Qualität bereits mit der Vorarbeit gesichert wird. Und später sorgt das Konzept dafür, dass beispielsweise nicht unmotiviert irgendwelche Elemente eingefügt werden, die letztlich für den Leser keine nachvollziehbare Funktion im Text haben. Aber ich gebe natürlich gerne zu, dass eine derartige Arbeitsweise die Freiheit von Autoren einschränkt. Es spricht aber auch nichts dagegen, in begründeten Fällen von der Regel abzuweichen … Und einen Romanautor oder Lyriker in ein strenges formales Konzept zu pressen, würde ja ohnehin niemandem einfallen. Grundsätzlich gilt ja, dass besonders aufwendige Publikationen wie beispielsweise Lehrwerke oder wissenschaftliche Veröffentlichungen und Fachbücher formal eher anspruchsvoll sind.

Aber die Struktur per Textverarbeitung in die Daten einzubringen, ist technisch sehr aufwendig …

Das kann man so oder so sehen. Ich würde die Frage gerne am Beispiel von Word beantworten, da kenne ich mich am besten aus und kann auf Erfahrungen aus meinen Schulungen zurückgreifen. Word hat ja nun den Ruf, sehr kompliziert zu sein, so dass viele es erst einmal als Zumutung empfinden, bei der Manuskriptbearbeitung sich zusätzlich mit Formatierungen und Formatvorlagen herumzuschlagen. Doch das Programm stellt alle Funktionen zur Verfügung, die man dafür braucht – wenn man bereit ist, sich damit auseinanderzusetzen, kann man mit überschaubarem Aufwand relativ viel erreichen. Und darüber hinaus ist es tatsächlich so, dass man mit einer professionellen Arbeit mit Formatvorlagen durchaus sehr effektiv arbeiten kann.

Aber das liegt ja erst mal nicht auf der Hand …

… nein. Das liegt vor allem daran, dass Word zunächst auf die Bedürfnisse der allermeisten Nutzer ausgelegt ist, möglichst schnell und unkompliziert ein ansehnliches Dokument zu erstellen. Darauf ist auch die Benutzeroberfläche ausgerichtet – unabhängig davon, welche Version du verwendest oder ob du auf PC oder Mac arbeitest.

Doch bei der Manuskriptbearbeitung kommt es – Stichwort digitaler Workflow – nicht darauf an, was ich an Formatierung auf dem Bildschirm sehe, sondern wie sich die Struktur in den Daten wiederfindet. Word wird daher „gegen den Strich“ eingesetzt. Und die Word-Funktionen, die ich hierzu brauche, muss ich mir aktiv auf den Bildschirm holen. Dazu muss ich tatsächlich einfach ein bisschen mehr wissen, damit ich diese Aufgaben professionell erledigen kann. Denn in den Daten macht es einfach einen Unterschied, ob ich eine Fettung über die einfache Schaltfläche oder über eine Formatvorlage zugewiesen habe.

Was aber nicht unbedingt bedeutet, dass es schwierig ist?

Nein, wenn man sich einmal mit den Unterschieden auseinandergesetzt hat, lässt sich das gut handhaben. Aber natürlich muss eine Bereitschaft vorhanden sein, sich Kenntnisse anzueignen.

Was aber meiner Meinung nach noch viel wichtiger ist, ist, dass ich eine gewisse Sicherheit brauche über die Dinge, die ich da treibe. Der erste Schritt ist tatsächlich, dass ich als Lektor begreife, dass es völlig egal ist, wie das Manuskript bei mir auf dem Bildschirm aussieht. Formatierung bzw. Formatvorlagen sind wirklich nur dazu da, alle Strukturelemente eines Werks eindeutig zu definieren.

Womit wir wieder bei der Nahtstelle Lektorat – Herstellung wären.

Genau! Denn ich habe den Eindruck, dass die Schwierigkeiten oft gar nicht bei Word liegen, obwohl das immer wieder behauptet wird, sondern dass man manchmal einfach aneinander vorbeiredet. Die Herstellung kennt zwar die Templates des Layoutprogramms und kann daher ziemlich genau sagen, welche Kennzeichnungen sie dementsprechend in einem Word-Manuskript erwartet. Doch hat dort in der Regel niemand die nötige Erfahrung im Umgang mit Word-Dokumentvorlagen, um Lektoren zu beraten, wie man diese Vorgaben umsetzen könnte.

Bei der konkreten Manuskriptarbeit können schon ein paar Details den Ausschlag geben, ob man tatsächlich gut (ja, das ist möglich!) mit dieser Vorlage arbeiten kann oder nicht – und sie folglich wirklich angenommen wird. Und damit ist auch die Entscheidung gefallen, ob man eine qualitätvolles Manuskript bereits in der ersten Stufe der digitalen Produktion erhält.

Was schlägst du vor?

Kommunikation. Allerdings muss jeder der Beteiligten sich fachlich soweit auskennen, dass man tatsächlich gemeinsam etwas entwickeln kann.