Wofür Checklisten im Lektorat gut sind

„Eigentlich“ wissen wir es ja alle. Was man schwarz auf weiß hat, muss man (frau) nicht im Kopf behalten. Und so schreiben wir uns all die Dinge auf, um die wir uns kümmern müssen. Vom Milch-Besorgen bis zum Schreibweisen-Check.

Worauf ich hier aber hinauswill: Es ist nicht egal, WIE wir das tun. Sondern: Je vernünftiger so eine Arbeitshilfe gestaltet ist, desto nützlicher ist sie.

Was ist überhaupt eine Checkliste? Was unterscheidet Checklisten von anderen nützlichen Unterlagen wie z.B. Style Guides, ToDo-Listen, Richtlinien?

Checklisten dienen der Qualitätskontrolle

Wie der Name schon sagt, geht es bei einer Checkliste darum, etwas abzuhaken (englisch „check“). Typischerweise als Teil einer standardisierten Qualitätskontrolle:

  • Sind alle Teile da?
  • Ist ihre Funktion geprüft?
  • Sind alle Beteiligten informiert? usw.

Genauso funktioniert es bei Texten. Als Lektorin oder Redakteur sollte man zwar ein gutes Gefühl dafür haben, wenn etwas mit einem Text nicht stimmt. Trotzdem ist es wichtig, für formale Durchgänge eine Checkliste zu verwenden, um zum Beispiel sicherzustellen, dass Schreibweisen vereinheitlicht sind.

Checklisten bilden Prozesse ab

Checklisten wurden sehr populär, nachdem der Chirurg Atul Gawande in seinem „Checklist Manifesto“ (2009)  nachgewiesen hatte, wie sich die Prozesse in OPs dadurch dramatisch verbessern lassen. Sie verhindern, dass Standard-Prozeduren aus Versehen vergessen werden. So etwas kann im Gesundheitswesen schließlich lebensentscheidend sein.
In der Qualitätssicherung sind Checklisten gang und gäbe, man braucht nur an die Flugzeugwartung zu denken.

Checklisten machen uns produktiver

Ein weiterer Vorteil: Checklisten können unseren Arbeitsalltag nicht nur reibungsloser – nämlich fehlerfreier – sondern auch produktiver machen.

Formalismen machen vieles leichter, speziell wenn man „unterbrechungsgesteuert“ arbeitet: Arbeitet man solch eine Unterlage von oben nach unten ab, wirft einen ein Anruf oder der Besuch eines Kollegen nicht mehr so aus der Bahn.

schreibt Alexander von Obert in der lesenswerten Anleitung zum Anleitungsschreiben für technische Redakteure. Das heißt: Anhand der abgehakten Punkten können wir erkennen, wo wir zuletzt stehengeblieben sind.
Wenn man es mit verschiedenen Projekten zu tun hat, bei denen unterschiedliche Konventionen gelten, helfen Checklisten den Überblick zu bewahren.

Checklisten bergen aber auch Fallstricke

  • Redaktionsleitfäden und Autorenrichtlinien, die vielleicht über Jahre gewachsen sind, reichern Prüf-Listen mit unstrukturierten Beschreibungen von  Konventionen  an (z.B. wie Tabellen zu gestalten sind.) Das macht das Zurechtfinden schwierig und sorgt vielleicht für Fehler, weil ein Schritt übersehen wurde.
    Gerade für Reihen ist es daher besser,  Richtlinien und Checklisten zu unterscheiden.
  • Ratsam sind mehrere Checklisten, jeweils eine für die verschiedenen Bearbeitungsstadien und Lektoratsdurchgänge. Was lässt sich über Suchen-Ersetzen vereinheitlichen, was erst beim aufmerksamen Absatz-für-Absatz, Zeile-für-Zeile-Lesen?
  •  Eine Checkliste kann in einem Umfeld, wo sich so vieles ändert, nicht vor allen Fehlern bewahren. Zu lange und detaillierte Checklisten verstellen zudem den Blick aufs Wesentliche und lassen keinen Raum für Kreativität bei Sonderfällen.
  • Eine Checkliste ist nur dann gut, wenn sie auch gepflegt, also immer wieder entrümpelt und angepasst wird. 
  • Bei Routine-Durchgängen ist oftmals die Maschine besser  als ein Mensch. Gut, wenn Makros und Skripte uns hier die Arbeit abnehmen!

Welche Tools eignen sich für die Checklistenerstellung?

Für den Hausgebrauch wird das in den meisten Fällen eine Word-Dokumentvorlage, eine Excel-Datei oder ein PDF sein. Wichtig ist, dass es eine Möglichkeit zum Abhaken gibt.

Es eignen sich aber auch Notizen-Apps wie Evernote oder OneNote, in denen es Absatzvorlagen als Checkliste gibt.

Daneben gibt eine ganze Reihe spezialisierter mobiler Apps, die in Richtung Aufgabenplanung und Produktivität gehen: Workflowy zum Beispiel.

Linktipps:

Mehr zum Thema im Teamworkblog. Tipps für das Erstellen von Checklisten finden sich hier, und eine Checkliste für Checklisten hat Gitte Härter geschrieben.