“Eigentlich” wissen wir es ja alle. Was man schwarz auf weiß hat, muss man (frau) nicht im Kopf behalten. Und so schreiben wir uns all die Dinge auf, um die wir uns kümmern müssen. Vom Milch-Besorgen bis zum Schreibweisen-Prüfen.
Aber: Nicht jede Liste ist automatisch eine Checkliste, selbst wenn sie so aussieht, weil sie z.B. Kästchen zum Abhaken (englisch “check”) hat.
Meiner Meinung nach gibt es deutliche Unterschiede zu anderen nützlichen Listen wie z.B. Style Guides, Aufgabenlisten, Richtlinien …
Checklisten dienen der Qualitätskontrolle
Typischerweise fungiert die Checkliste als Teil einer standardisierten Qualitätskontrolle:
- Sind alle Teile da?
- Ist ihre Funktion geprüft?
- Sind alle Beteiligten informiert? usw.
Die Checkliste unterstützt die Prüfroutine, bei der Qualitätskontrolle von Texten genauso wie bei der Flugzeugwartung. Selbst wenn – oder vielmehr – gerade wenn wir reichlich Routine bei der Sache entwickelt haben, “Ich weiß schon, worauf ich achten muss”. Das Dumme ist nämlich: Je komplexer das Ganze, desto leichter ist es, etwas zu übersehen, was wir eigentlich wissen.
Checklisten bilden Prozesse ab
Checklisten wurden sehr populär, nachdem der Chirurg Atul Gawande in seinem Checklist Manifesto (2009) nachgewiesen hatte, wie sich die Prozesse in OPs dadurch dramatisch verbessern lassen. Der Grund: Checklisten verhindern, dass Standard-Prozeduren aus Versehen vergessen werden – und das kann schließlich lebensentscheidend sein.
Eine gut gemachte Checkliste bildet also die wichtigsten Schritte ab, ohne dass wir weiter darüber nachdenken müssen, und entlastet damit unser Gedächtnis.
Anhand der abgehakten Punkte sehen wir schnell, wo wir zuletzt stehengeblieben sind, zum Beispiel wenn die Kollegin oder der Kollege “nur mal kurz ne Frage” hatte, oder wir sonst wie unterbrochen worden sind. Ohne dass wir jedes Mal daran denken müssen, es uns aufzuschreiben …
Wenn man es mit verschiedenen Projekten zu tun hat, bei denen unterschiedliche Konventionen gelten, helfen Checklisten den Überblick zu bewahren.
Besonders in der Zusammenarbeit in unterschiedlichen Teams und Projekten, bei denen unter Umständen sehr abweichende Regeln und Vereinbarungen gelten, können uns Checklisten helfen, den Überblick zu bewahren.
Checklisten bergen aber auch Fallstricke
Meiner Erfahrung nach müssen Checklisten ein paar Kriterien erfüllen, damit ich sie auch wirklich nutze:
- Nicht zu lang, nicht zu kompliziert: Die meisten meiner Listen umfassen maximal 10 Punkte – alles darüber hinaus deutet m.E. auf mehrere Arbeitsgänge hin. Alle Punkte auf der Checkliste müssen ohne weitere Erklärung sonnenklar sein. Je schlichter die Liste, desto besser.
- Den Ablauf abbilden: Vielleicht braucht es mehrere Checklisten statt einer langen? Je nach verschiedenen Bearbeitungsstadien und Lektoratsdurchgängen. Was lässt sich über Suchen-Ersetzen vereinheitlichen, was erst beim aufmerksamen Absatz-für-Absatz, Zeile-für-Zeile-Lesen?
- Eine Checkliste ist nur dann gut, wenn sie auch gepflegt, also immer wieder entrümpelt und angepasst wird.
- Eine Checkliste macht keinen Sinn, wenn etwas nicht standardisierbar ist – logisch, oder?
- Bei Routine-Durchgängen ist oftmals die Maschine besser als ein Mensch. Gut, wenn Makros und Skripte uns hier die Arbeit abnehmen!
Welche Tools eignen sich für die Checklistenerstellung?
Für den Hausgebrauch wird das in den meisten Fällen eine Word-Dokumentvorlage, eine Excel-Datei oder ein PDF sein. Wichtig ist, dass es eine Möglichkeit zum Abhaken gibt.
Es eignen sich aber auch Notizen-Apps wie Evernote oder OneNote, in denen es Absatzvorlagen als Checkliste gibt.
Daneben gibt eine ganze Reihe mobile Apps, die in Richtung Aufgabenplanung und Produktivität gehen. Die lassen sich nicht nur für allgemeine To-do-Listen, sondern genauso auch für “echte” Checklisten nutzen!
Buchtipp
Atul Gawande: Checklist Manifesto – Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen
gibt es als Hörbuch: ABP Publishing 2021, ISBN 978-162861195-3 (Das Buch erschien im englischen Original unter dem Titel „The Checklist Manifesto: How to Get Things Right”.)
Atul Gawande ist ein begabter Geschichtenerzähler und so bekommen wir Einblick in den Klinikalltag (wobei ich auf ein paar blutige Details gerne verzichtet hätte …). Aber die Details sind wichtig um zu verstehen, warum Checklisten ein Hilfsmittel auch für die erfahrensten und routiniertesten Spezialisten sein können. Dabei sind sie nicht als zentralisiertes Steuerungsinstrument von oben nach unten zu sehen, weil eine OP Teamarbeit ist und jedes Teammitglied seine Rolle und also entsprechende Fachkenntnisse hat. Professionell agieren in unvorhergesehenen Situationen bedeutet, dass die Menschen ihr gesamtes Wissen und ihre Fachkenntnisse, die sie haben, konsequent gut anwenden – und aus Fehlern lernen.
So beschreibt Gawande noch andere Bereiche, in denen Checklisten eine wichtige Funktion haben, etwa beim Bau von Hochhäusern oder in der Luftfahrt. Dort stellen sie z.B. sicher, dass die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt miteinander reden. Oder sie stellen das Fachwissen von Dritten zur Verfügung, indem sie die Schritte für das Vorgehen in kritischen Situationen präzise vorgeben.