Kanban für dich und mich

Eine Methode, die uns im Lektorat den Alltag erleichtert

Gut organisiert sein und die Übersicht behalten, das ist schließlich das A und O bei einem Buchprojekt. Und hier eignet sich die Methode, die im Projektmanagement inzwischen einen festen Platz hat, auch für den individuellen Gebrauch (was dann manchmal als Personal Kanban bezeichnet wird).

Das Grundprinzip von Kanban ist, Aufgaben in Form von “Kärtchen” sichtbar zu machen und dabei auf einen Blick zu erfassen, in welchem Stadium sich welche unserer Arbeiten befindet: Von “To Do” (Aufgaben) über “Doing” (in Arbeit) bis zu “Done” (erledigt). Das Wort Kanban heißt auf Japanisch Karte und es wurden und werden Kärtchen eingesetzt um den Arbeitsfluss, sozusagen den Weg eines Werkstücks bis zur Fertigstellung darzustellen.

Die Kanban-Methode hat zum Ziel,

  • fokussiertes Arbeiten zu fördern,
  • Aufgaben effizient zu organisieren,
  • einen schnellen Überblick zu bieten.

Worum es nicht geht: Unsere gesamte ToDo-Liste abzubilden. Abgesehen davon, dass dann der Verwaltungsaufwand größer wäre als der Nutzen, würde es auch unsere Produktivität nicht sonderlich steigern. Das Ziel ist vielmehr, umfangreichere Aufgaben zu visualisieren und überschaubar zu machen.

Welche Aufgaben eignen sich für Kanban?

Das werden in erster Linie Arbeitsschritte sein, die

  • zu einem größeren Projekt gehören,
  • mehr als 30 Minuten in Anspruch nehmen
  • einen klaren Endtermin haben
  • ein messbares Ergebnis haben, auf das jemand anderes wartet.

So funktioniert das Ganze digital


Die bekannteste Kanban-App ist vermutlich Trello, das mittlerweile zum Softwarekonzern Atlassian gehört. Auch die Aufgaben-App Planner in Microsoft Office 365 ist ein Kanban-Tool. Als bekennender Open-Source-Fan (und weil sie sich gut in meinen Online-Kalender integrieren lässt) benutze ich die Nextcloud-App Deck.
Alle diese Lösungen basieren auf dem gleichen Prinzip:

  1. Ich eröffne ein „Board“ (eine Pinnwand) zu einem laufenden Projekt und hefte dort sozusagen Aufgaben an, als ob sie auf Kärtchen (oder auch farbigen Klebezetteln) stehen würden.
  2. Diese Karten können mit Informationen ergänzt werden:
    – Schlagworte (um die Aufgaben nach verschiedenen Gesichtspunkten zu filtern)
    – Beschreibung/Aufgabendetails,
    – Checklisten
    – Erledigungstermin
    – Zuständigkeit (falls es sich um ein Projekt mit mehreren Personen handelt)
    – angehängte Dateien (Texte, Bilder, Videos usw.)…
  3. Die Karten werden in Listen/Kategorien organisiert und je nach Status von einer Liste zur nächsten verschoben.

Wozu kann ich ein Kanban-Board im Lektorat sonst noch benutzen?

Wer sich an diese Art, virtuelle „KIebezettel“ zu verwalten und zu organisieren, erst einmal gewöhnt hat, wird schnell feststellen, dass sie sich auch für andere Zwecke eignet:

  • Inhalts-Ideen „modular“ sammeln
  • Themen mit Zeitfenster versehen,
  • Prioritäten festlegen
  • den aktuellen Stand eines Projekts kommunizieren
  • Kapitelfortschritt darstellen

Wir benutzen Deck beispielsweise für den Redaktionsplan unseres Podcasts.