Worüber wir reden, wenn wir von der Cloud reden

Zu dir oder zu mir?

Eigentlich ist es ja ganz einfach. Was sich bisher auf der eigenen Festplatte ansammelte, liegt nun zunehmend im Netz: Fotos oder Videos, Dokumente, Musik oder Software-Features. Gespeichert auf Rechnern von Dienste-Anbietern, mit denen unsere Geräte über die Datenleitungen verbunden sind. Oftmals, ohne dass wir das bewusst so wahrnehmen. Wer ein Smartphone besitzt und Apps verwendet, nutzt irgendwo immer „die Cloud“, um Daten zu synchronisieren.

Das Thema Daten spielt für Textarbeiter/innen eine große Rolle – nicht nur in Sachen Backups und Sicherheit. Wir müssen uns immer wieder neu überlegen, wo wir die Dinge ablegen und wie wir sie sortieren. Erst recht, wenn ich als Freelancer/in mit anderen zusammenarbeite, stellt sich bald die Frage: Tja, welche Cloud soll es denn nun sein?

Die Antwort ist klar, wenn Kunden und Auftraggeber vorgeben, wo was abzulegen bzw. abzuholen ist. In allen anderen Fällen müssen wir wohl damit leben, dass die Speicherorte und Workflows immer neu auszuhandeln sind und die Leute im Team sich schnell darauf einigen sollten. DIE Lösung für alle Zeiten wird es sicher nicht geben …

Die Vorteile der zentralen Dateiablage liegen ja auf der Hand.

  1. Verfügbarkeit: Wenn Daten im Online-Speicher abgelegt sind, können sie von überall auf der Welt abgerufen werden – und von allen möglichen Geräten: Tablet, Smartphone, Sprachassistenten oder andere intelligente Hardware …
  2. Vernetzung und Zusammenarbeit: Daten und Dokumente lassen sich mit anderen teilen und sind im besten Fall online bearbeitbar, ohne sie herunterladen zu müssen.
  3. Sicherung: Die Backup-Strategien der Dienstanbieter in der Cloud sind im Zweifel anspruchsvoller als manuelles Backup auf externen Festplatten.
  4. Versionierung: Die verschiedenen Überarbeitungen und Änderungen an den Daten sollten protokolliert werden und frühere Versionen sich wiederherstellen lassen.

Das sind die bekanntesten Cloudanbieter, mit denen wahrscheinlich die meisten von uns schon zu tun hatten:

Dropbox

Am verbreitetsten ist wegen seiner einfachen Handhabung wahrscheinlich Dropbox. Der Dienst erlaubt es, lokale Ordner auf Desktop, Smartphone oder Tablet sehr einfach mit dem Speicher im Netzwerk zu synchronisieren. Unterordner oder einzelne Dokumente lassen sich für bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen freigeben – zur Ansicht, zum Herunterladen oder zur Bearbeitung. Mit Dropbox Paper gibt es seit kurzem auch eine Whiteboard-ähnliche Oberfläche für das Arbeiten im Team.

Google Drive

Google bietet fast alle Features von traditionellen Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen) als kostenlose Online-Dienste. Dokumente können im Webbrowser oder auch in der App synchron bearbeitet und in Google Drive, einem persönlichen Online-Speicher, verwaltet werden.

OneDrive

Microsoft bietet als Teil seines Office-365-Pakets auch Web-Versionen von Office-Programmen sowie Team-Werkzeuge wie OneNote. Die Ablage in der zugehörigen Wolke heißt OneDrive.

iCloud

Apples Cloud ermöglicht ebenfalls Zugriff auf Dokumente und Zusammenarbeit mit anderen, zum Beispiel um Präsentationen zeitgleich und gemeinsam in Keynote zu bearbeiten.

Diese Dienste sind in der Regel in einer Basisversion kostenlos, die für den privaten Gebrauch ausreichend ist. Allerdings kann das Akzeptieren der Nutzungsbedingungen (z.B. bei Dropbox) bedeuten, dass Nutzungsverhalten und/oder Inhalte zu Werbezwecken protokolliert werden. Wer damit nicht einverstanden ist, bzw. mit Kundendaten zu tun hat (!), wird wahrscheinlich lieber die Business-Variante wählen. Oder sich Alternativen ansehen (Online-Speicherdienste wie TeamDrive, Box, Mydrive.ch …)

Die eigene Wolke

Eine Alternative, die im Zusammenhang mit Datenschutz und Datensparsamkeit oft genannt wird, sind „persönliche Clouds“ zum Selber-Hosten. Mein bevorzugter Speicherort heißt Nextcloud und ist eine Open-Source-Alternative. Das heißt, die Software wird von einer Community weiterentwickelt, steht frei zur Verfügung und lässt sich z.B. auf dem eigenen Webspace installieren.

Wem das aber – wie mir – zu umständlich, aufwendig oder unsicher ist: Es gibt mittlerweile auch etliche Hoster, bei denen man zu vergleichsweise günstigen Tarifen sichere Server und die entsprechenden Dienstleistungen mieten kann (Nextcloud-as-a-Service). Mein Provider heißt Portknox. (Toller Name, oder?)

  • Kern des Ganzen ist ein Dateiverwaltungs-System, wo ich die Daten nach verschiedenen Kriterien filtern kann.
  • Die Dateien synchronisieren sich automatisch über eine Mac-Desktop-App mit meiner lokalen Festplatte. (Freigeben muss ich sie allerdings in der Browser-Version oder über die Nextcloud-iPad-App.)
  • Officedateien lassen sich von mehreren Benutzern mittels Collabora, der Online-Version von LibreOffice, zeitgleich bearbeiten.

Sofern ich es selber beeinflussen kann, wo und womit gearbeitet wird, versuche ich immer einen gemeinsamen Speicherort in Nextcloud aufzusetzen. Mag es auch weniger komfortabel und nicht so „niedrigschwellig“ sein wie zum Beispiel Dropbox – ich habe dabei einfach ein besseres Gefühl.

Mich würde interessieren: Wie machen es andere Lektor/innen? Dropbox, Microsoft oder doch was anderes? Schreibt gerne mal in die Kommentare.

Zum Weiterlesen:

Eine Artikelsammlung (hauptsächlich bezogen auf den Schul- und Bildungsbereich) aus der Blogparade der “Bildungspunks”: Daten-Ablage: im Internet, auf USB, Evernote & Co, sonst wo? Was bringt welche Vorteile!?

Christina Czeschik, Backup: Strategien für verschlüsselte Datensicherung (Akademie.de, 23. Juni 2017) geht auf die Vor- und Nachteile verschiedener Cloudspeicher besonders aus Freiberufler-Sicht ein.

Herbert Hertramph, Unendliche Wolken. Eine Struktur für alle Cloud-Dienste (20. September 2017) auf seinem Blog Digital Cleaning, der Begleit-Website zum gleichnamigen Buch (steht schon auf meiner Leseliste!)

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.